Em bate-papo, a arquiteta e designer enumerou sete pontos a serem considerados para não ultrapassar o limite estabelecido e ainda assim realizar o sonho.
Texto Renata Rodrigues
O sonho de celebrar o amor não é tangível e pode parecer um pesadelo quando o assunto é dinheiro. Um dos primeiros passos quando se decide realizar um casamento é definir qual é o orçamento disponível. Embora o assunto ainda seja visto como um tabu, é importante colocar os valores no papel para não gastar mais do que se pode. Para entender como se organizar nessa etapa fundamental, conversamos com Karen Krummenauer, especialista na criação, produção de eventos e destination wedding em Gramado, Rio Grande do Sul.
O orçamento é uma linha que se relaciona com todos os pontos do casamento, desde data e local, a número de convidados, bufê e atração musical. Um bom planejamento financeiro em conjunto com comunicação eficiente farão com que o andamento do evento funcione como o esperado. Além de produtora de eventos, Karen é arquiteta, designer e pós-graduada em finanças. A especialista enumerou sete pontos a serem considerados para não estourar a quantia prevista: ser consciente da disponibilidade financeira; estabelecer prioridades; definir o budget; analisar possíveis cenários e imprevistos; pesquisar referências; comunicar seus desejos; contratar bons profissionais.
Celebrar a união é um momento único e íntimo na vida dos noivos, da família e dos amigos. Evitar o estresse e o desgaste burocrático da planilha de orçamentos faz desse momento ainda mais especial. Confira o bate-papo abaixo!
Inesquecível Casamento: Primeiro eu queria que você se apresentasse. Você é arquiteta, está há sete anos trabalhando no mercado de eventos, queria que você falasse um pouco da tua metodologia de trabalho, como que você começou, pra gente entrar nesse assunto tão importante que é o orçamento de casamento né?
Karen Krummenauer: Sou gaúcha de Porto Alegre, natural de Igrejinha, que é uma cidade do interior. Mas moro em Porto Alegre já há muitos anos. Sou arquiteta, designer e pós graduada em finanças, então, gosto bastante dessa parte do orçamento. Sei o quanto isso é importante para as pessoas. Trabalho especificamente na área de eventos tem uns sete anos. Antes, trabalhei alguns anos como arquiteta, com a parte de decoração, construção, reformas de casas e empreendimentos comerciais. Nós tivemos uma oportunidade muito bacana antes da copa do mundo de 2014 – na época eu já trabalhava com venda de móveis e peças de decoração online, eu tinha um site. A gente teve a oportunidade de poder trabalhar com a locação dessas peças para um evento grande. E foi aí que eu fui apresentada para esse mercado de eventos e eu me apaixonei completamente.
Há sete anos você está trabalhando nesse mercado de sonhos e você casou no ano passado. Foi um casamento muito legal e você mesma que produziu. Como arquiteta e decoradora, falar de orçamento é até um pouco de contraponto nesse sentido, não é?
Karen: Na verdade eu vejo a questão do orçamento de uma maneira diferente. Eu diria que 90% das pessoas tem um orçamento restritivo. Vai fazer o casamento e tem X. Poucas pessoas não tem esse “problema” pra gerenciar, que podem ter um orçamento infinito. Então, na verdade, acho que depende muito de como tu encara e como tu enxerga isso. Acho que é isso que a gente precisa mudar um pouco hoje. Passar algumas dicas para as noivas, para os noivos, para todas as pessoas que vão fazer festas (…). Porque o assunto orçamento, falando não só como profissional mas também como noiva, ele é um problema, as vezes, entre os noivos. A noiva quer uma coisa, o noivo as vezes quer outra. Aí isso pode causar uma discussão entre o casal, em termos financeiros mesmo (…). Então acho que vai ser bem legal a gente conversar um pouquinho e passar algumas dicas para o pessoal; Do que fazer para não tornar a questão do orçamento tão pesado e conseguir realizar um evento dos sonhos.
Falando em sonho, o sonho dos noivos não tem tamanho, não é palpável. E muitas vezes é da família também. Então, por onde começar a montar o orçamento? Qual o primeiro passo que você dá, como profissional e também como noiva, que viveu isso recentemente?
Karen: Elaborei uma listinha com sete dicas pra gente poder pensar e transmitir para os noivos e para as noivas. A primeira é a seguinte: seja consciente da sua disponibilidade financeira. Ou seja, as vezes a gente tem um sonho que é de um tamanho gigantesco e, de repente, a nossa capacidade financeira não é desse tamanho. É importante que exista esse momento de reflexão para saber qual é a minha disponibilidade e o quanto posso investir nesse sonho. Para ter isso certo na cabeça. Eu tenho X, meu noivo tem Y, de repente, meus pais vão poder ajudar, meus sogros ou tem um padrinho, uma dinda, um amigo, avós, enfim. É bem importante ter essa conversa (…). Porque já vou partir de um princípio, já vou saber ‘bom tenho tanto pra investir com isso’, o que eu posso fazer a partir disso. Então eu acho que essa seria a primeira dica para que as pessoas pudessem começar um planejamento.
A segunda dica, qual é?
Karen: A próxima, na verdade é uma pauta bem interessante, que é a questão de estabelecer prioridades. A noiva tem as suas prioridades, o noivo tem as suas e as famílias têm as suas. Pra mim, como noiva, o que é mais importante na festa? É o meu vestido, é o local que eu vou casar, é ter aquela data específica? A gente sabe também, que a questão de data pode variar muito no orçamento (…). Vai casar em maio, novembro, na alta temporada, na baixa temporada… Então, tudo isso são detalhes que vão oscilando também na nossa planilha de custos do orçamento. Acho que é muito importante estabelecer as tuas prioridades (…). Sabendo isso, a gente vai conseguir colocar boa ou maior parte do nosso orçamento nesses itens que são de maior importância pra nós.
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Ou seja, setorizar o que o casal da mais importância em primeiro lugar. Costumo dizer que o casamento é feito por setores. É música, são as atrações, o som…
Karen: Para quem nunca fez evento, [talvez] não tenha noção de quantos profissionais, quantas pessoas estão envolvidas na realização daquele sonho. São muitas pessoas.
Com certeza! Tem a bebida, a comida, a decoração… A decoração, por exemplo, envolve vários fornecedores, envolve aluguel de móveis, flores… E aí tem aqueles profissionais únicos que são, o DJ, o fotógrafo, a filmagem, o próprio cerimonial… Você monta uma planilha?
Karen: Sim, essa questão da planilha é imprescindível que o casal elabore, ou enfim, alguém elabore a planilha. Até um pouco mais a frente, uma das dicas é a questão dos profissionais, que podem ser contratados para fazer essa gestão. E na verdade, a minha próxima dica, já pegando esse gancho da segunda dica é, depois que tu estabeleceu as tuas prioridades e que tu tá consciente da tua disponibilidade financeira é necessário estabelecer o budget. Qual é o valor que a gente vai investir no nosso casamento? E aí, com esse valor não adianta querer se iludir. Por exemplo, vou colocar um valor X, mas fora desse valor vai ficar o meu vestido, ou vai ficar uma atração Y. Porque aí a gente começa a enganar a nós mesmos.
Até porque o dinheiro é da noiva. Não pode se enganar, tem que saber qual é o orçamento. E contar para o profissional que vai te ajudar. Ele vai fazer o melhor possível com orçamento disponível.
Karen: Sim, e ssa é uma questão que é um pouco complicada. A grande maioria das pessoas não gosta de falar de budget, não gosta de falar de dinheiro. Então, as vezes vai conversar com um profissional, como é o meu caso, por exemplo, uma arquiteta e decoradora. A primeira pergunta que eu faço, claro além do estilo, qual é o desejo, tudo mais, preciso saber qual é o budget que eu tenho para poder trabalhar. Não adianta eu imaginar que eu tenho X, mas, na verdade, tenho metade de x. Ou também ao contrário, pode ser que as vezes o casal imagine X, mas, na verdade, o correspondente é duas vezes X. As pessoas, as vezes, também não tem noção dos valores do mercado de eventos. Quanto que custa para decorar uma festa, quanto que custa alimentação e bebida para um número X de pessoas em um casamento… Tudo isso precisa ser bem avaliado.
Karen, você é profissional e acabou de casar. Você foi uma noiva muito participativa com seu próprio casamento. Você deve entender da ansiedade da noiva, né? Como você aconselha a noiva que está vivendo esse momento? Você recomenda ser pé no chão e analisar as coisas?
Karen: Como noiva e como profissional – não tem como separar essas duas coisas – eu tive alguns privilégios. Pela questão do conhecimento do mercado, de poder planejar com bastante antecedência, de ter muitos parceiros, consegui fazer muitas coisas que talvez, se eu não trabalhasse no mercado de eventos, eu não poderia ter feito. E depois também, linkando a questão da noiva, com a ansiedade, com o budget, com os profissionais… Um ponto muito importante, que a gente tem que bater nessa tecla, é de contratar um profissional [cerimonialista]. De repente, depois de fazer várias reuniões e entrevistas, tu vai se identificar mais com um profissional. Esse profissional vai ser o gerente do teu evento, ele vai ser, digamos assim, o CEO do teu casamento.
Principalmente porque um bom cerimonialista ajuda muito nesse sentido, não é?
Karen: Muito! E é muito necessário ter um profissional que vai tratar de todos esses assuntos. Ele também vai levar o “bastão do orçamento”, e com isso a noiva vai ficar menos ansiosa. É evidente que ela vai ficar ansiosa, que vai se preocupar. Cada noiva se comporta de uma forma um pouco diferente. As aflições são diferentes mas as preocupações são as mesmas: será que vai chover no dia do meu casamento? Será que o bolo vai estar bonito? Será que o noivo vai aparecer? Será que o padre vai estar lá? Tem muita coisa que a noiva realmente fica muito preocupada e ansiosa (…). E contratando um profissional, tendo uma empatia com ele, isso diminui muito algumas preocupações e ansiedades. Porque tu entrega isso pra ele e vai ser feliz no casamento, vai curtir a festa, que é muito bom.
A gente sabe que todo evento tem imprevistos né? Então, por mais que você tenha ali um orçamento, o ideal é você contratar um profissional também que esteja preparado para imprevistos, ou seja, que tenha experiência para lidar com imprevistos, que tenha plano b, c e d. Como lidar com imprevistos?
Karen: Sim, os imprevistos existem, podem acontecer. Uma dica é que a gente pense quais são os possíveis cenários “negativos”. Por exemplo, vou idealizar que vou casar numa fazenda, ao ar livre e que não vai chover. Todo mundo quer isso, mas pode ser que chova. Então, se tiver previsão de chuva uma semana antes, quinze dias antes, o que eu vou fazer? Estou disposta a contratar um toldo, contratar uma cobertura? Quanto isso vai custar e o quanto vai impactar no meu budget? Porque de repente, com esse valor que eu investiria em uma cobertura, poderia fazer uma outra coisa. Por isso que é muito importante essa projeção de cenários. Pensar: o que eu realmente quero, o que eu não quero, o que vou não vou abrir mão ou o que eu vou abrir mão. É bem importante a gente ter isso bem claro. E aí, a gente volta lá naquela dica dois, de estabelecer as prioridades. E a questão de contratar um profissional, pode até parecer clichê estar falando tanto disso, mas é que o profissional já é profissional, ele já passou por N casamentos…
Você falou uma coisa que é importantíssima, que é a empatia. Contrate quem você tem empatia. Porque você vai conviver com esse profissional as vezes um ano, vai ter que conversar com ele algumas situações. Então, você tem que ter empatia.
Karen: Precisa muito! Isso na primeira reunião com o profissional tu já vai ver. Tu vai ali tomar um café com ele e tu vai ver, porque é feeling (…). Continuando com a questão da empatia, do profissional, dos imprevistos… A próxima dica que eu tenho é (…) a questão da pesquisa. As noivas já fazem naturalmente isso. Anos antes de ser noiva tu já está pesquisando. Com quinze anos tu já está pesquisando o teu casamento…
Você era assim?
Karen: Eu era! Eu sempre tive o sonho de casar e ainda mais por estar nesse universo de decoração, de arquitetura, de ver coisas bonitas. Então isso sempre esteve no meu coração e eu sempre fui planejando e sonhando pra um dia realizar e graças a Deus tá tudo realizado. Então pesquisa! Pesquisa tendências, entra em sites, na Inesquecível Casamento que tá maravilhoso, que tem tudo lá pra gente olhar tem, a ICTV, inclusive o meu casamento, Karen & Felipe. Enfim, pesquisa é o que mais tem hoje, né. Vamos aproveitar esse tempo, vamos olhar na internet, ver quais são as possibilidades (…). Junto com a pesquisa, coloquei um link aqui: se comunique! Com as tuas amigas, com as que já casaram, com as que tiveram um casamento maravilhoso… E pergunta para elas também! O que de repente não deu certo no casamento em termos de festa, em termos de organização, o que elas fariam diferente ou o que elas repetiriam.. É bem importante essa questão de se comunicar porque vai te ajudar muito. Tu vai poder produzir, sonhar e criar teu casamento da melhor forma possível.
Karen, sei que você foi uma noiva intensa. Você abriu espaço para o Felipe também participar da produção?
Karen: Abri e isso é uma dica pessoal para as noivas. Tu tem que conhecer o perfil do teu noivo. Tem homens que gostam muito de participar e tem homens que não gostam. Então a gente tem que conhecer e saber colocar isso na medida certa, porque tem dois lados. O Felipe (…) palpitou em algumas coisas que eram importantes pra ele. Por exemplo, ele queria a banda X, que era dos amigos dele, queria a bebida Y e queria que fosse numa data específica (…). Ele participou em alguns pontos específicos, mas eu sabia que seu ficasse forçando pra provar o bolo, provar os doces, fazer degustação X, Y e Z, que ele ia ficar de saco cheio (…). Acho que uma dica pessoal para as noivas é: conheçam bem os seus noivos, os seus namorados e não forcem a barra. Acho que essa é uma dica bem importante. Para preservar o relacionamento, em primeiro lugar.
O orçamento também é motivo do casal brigar um pouco antes do casamento né? Por isso que é muito bom levar muito a sério essa questão do orçamento.
Karen: Nossa! Gente, o orçamento eu diria que na minha opinião, e o que eu já vi assim, de vivência, é a questão que as pessoas mais brigam. Porque não conversaram antes ou de repente não tiveram essa conversa em casa, não alinharam as expectativas.
As vezes ou muitas das vezes?
Karen: 100% das vezes eu diria!
Montar a lista de convidados sempre é um motivo de estresse. Tem o convidado do pai do noivo, do pai da noiva, das mães, do colégio, de infância, da família… O ideal é setorizar e priorizar, não é? Porque se entrar nessa vibe de ‘não posso deixar de convidar fulano e ciclano’ você acaba convidando muita gente.
Karen: Isso por experiência, e também é uma coisa que eu sempre falo para os noivos: qual é a primeira coisa que a gente vai fazer? Estamos começando a planejar, não temos data, não tem nada ainda. Gente, façam uma lista! E assim, façam uma lista completamente livre. Não restringir ninguém e colocar todas as pessoas que gostaria de convidar para o meu casamento. Tu vai ver o tamanho dessa lista, é gigantesca!
Você cortou muito a sua lista?
Karen: Cortei, cortei bastante! Precisei cortar! (…) isso é importante porque vai impactar no custo total. Nosso orçamento é X, vamos dividir o X pelo número de convidados para ver de quanto que a gente tá falando por pessoa. A questão da lista é isso. Façam a lista e depois comecem a cortar, comecem a ver as prioridades (…) Um outro ponto que eu também fiquei pensando, que acho que é legal da gente conversar é até que ponto é bom para aquela pessoa ser convidada? Porque, exemplo, tu vai convidar um parente que mora longe, e pra ele vai ser um pepino ele ter que vir para o teu casamento. Ele vai ter que, de repente, investir em passagem, numa roupa, em hotel.. Então é legal a gente pensar nisso também, isso entra na questão de empatia também.
Acho que cada vez mais o casamento é para os noivos, não é para fazer negócio. A lista de convidados, tem que ser com pessoas que vocês são próximos. Apesar de ser uma grande produção, uma grande festa, você tem que tratar pelo lado de que é uma intimidade sua, é um momento importante da tua vida.
Karen: Nossa, eu ia falar isso agora. É um momento íntimo, é um momento de comemoração, de celebração, que vai ter choro, que vai ter alegria.
Então não dá pra ter momento íntimo com 800 pessoas né?
Karen: Não, não dá (…). Uma pergunta que eu faço para os noivos é porque é que vocês estão casando? E é uma pergunta que as vezes é ruim de responder. As vezes, podem ter pessoas que estão casando porque estão casando, porque querem fazer festa. Mas é importante a gente saber porque é que a gente tá comemorando. Porque estou convidando a pessoa x, y ou z e eu não to convidando o outro. Porque é que eu quero ter ele comigo nesse momento? Na verdade, o pré casamento é uma grande sessão de terapia, é uma grande análise que tu tem que pensar e repensar. Então, acho que é uma oportunidade até para os noivos se conhecerem mais. Porque tu vai passar por situações, antes do casamento que tu não ia passar se tu não fosse fazer uma festa. É complicado. Tem que ter coragem, mas é maravilhoso!
Me fala a tua próxima dica do orçamento.
Karen: Na verdade é a última. É a questão de contrate profissionais. Acho que essa é uma das mais importantes. Porque um bom profissional, com certeza vai estar numa das primeiras linhas da tua tabela de orçamentos. Ele é um profissional e vai cobrar por um bom serviço prestado. E é imprescindível que ele seja contratado! Porque ele tem experiência, já fez inúmeros casamentos, já tem vivência, enfim (…). 90% das dores de cabeça que as vezes os noivos têm podem ser administradas e podem estar no guarda-chuvas desse profissional. Então, acho que isso é importante.
Gosto muito de trazer o assunto de você ter sido noiva como profissional. Muitas das vezes o sonho do casamento também é da família. Como equilibrar essa questão toda?
Karen: Acho que é importante saber os seus limites. (…) acho que é importante, claro, de uma forma elegante estabelecer os limites. Por exemplo, mãe, me ajuda nisso? Pai, me ajuda nisso? Assim já fica claro. Eu acho que, tudo que tu combina antes e mostra como [quer fica claro]. O jogo do casamento vai ser assim, a gente tem tanto. Fulano vai fazer isso, isso e isso, ciclano vai fazer aquilo (…). É importante a gente falar o que a gente tá imaginando e o que a gente sonha. Porque se a gente não falar essas coisas ninguém vai ficar sabendo.
E talvez alguém possa trazer uma solução mais próxima do que você imaginava. As vezes você pensa que certa coisa pode ser distante, difícil e alguém te ajuda.
Karen: Isso, exatamente! É importante verbalizar, até para o teu noivo. Porque as vezes, tu tem uma ideia meio maluca, é importante que o teu noivo também saiba (…) Acho que isso é bem importante sim. A gente falar o que a gente pretende, o que a gente quer, o que a gente sonha. Porque com certeza vai ser mais fácil de resolver e conseguir realizar esse sonho.
A noiva deixa de ser advogada para ser noiva, ela deixa de ser médica para ser noiva; ela vive aquele momento noiva. E acaba sendo tão bem tratada, de uma maneira geral, que o sonho pode aumentar. As pessoas vão apresentando possibilidades para você sonhar mais ainda. Como conter essa questão do sonho aumentar?
Karen: É complicado! Por exemplo, o bolo. Tu vai pensando que o bolo ia ser X, mas tu vai e a gastronomia te apresenta outras opções, que tu nem sabia que existiam, e ai tu vai querer um bolo de 4 andares. Isso também coloquei numa das dicas. Um exemplo, vamos dizer que eu quero esse bolo, mas esse bolo vai cobrar dois mil reais a mais. Daqui a pouco eu como arquiteta ou enfim, uma pessoa como profissional liberal, vai correr atrás desses dois mil. De repente eu consigo fazer alguma coisa, trabalhar em algum formato, vender alguma coisa ou produzir alguma coisa. (…) ou de repente a vó vai te dar essa diferença. Isso aconteceu no meu casamento, minha vó me deu um bom valor para pagar uma coisa que eu queria muito.
Nos setores de casamento, o que é o mais caro?
Karen: Na verdade, podem ser várias coisas. Se eu quiser casar num lugar muito épico pode ser que isso seja o mais caro da minha festa. Mas de padrão, o investimento maior é a gastronomia. Porque a gastronomia está linkada com a parte de bebidas. Basicamente aqui no Rio Grande do Sul os pacotes são assim. Então, tu tem um valor X por pessoa que inclui bebidas, aí sei la, um pacote com cerveja, chopp ou vinho. E aí os pacotes vão sendo aumentados. Mas a parte de gastronomia geralmente é a parte que tem um maior valor agregado na tabela do orçamento.
A parte de decoração, por exemplo, ela é intangível. Porque ela pode representar um valor pequeno do orçamento, mas geralmente a decoração fica em segundo lugar. Então tu vai investir mais em gastronomia e em segundo lugar tu vai investir em decoração. Não to falando dos itens pessoais, do vestido pois a gente tem N fornecedores de vestidos, N estilistas e N preços, então, salvo esses critérios, basicamente é isso.
E tem a parte do espaço também que tu vai casar. AÍ eu volto na dica da questão de alta ou baixa temporada. De repente quer casar num feriado, vai ser maravilhoso, vai ser um feriadão na praia, sei la em Florianópolis, que vai estar todo mundo lá, que vai ser alta temporada, que os hotéis vão estar lotados e caros… No Rio de Janeiro a mesma coisa. Então, isso tudo é importante que seja visto com antecedência e que seja medido.
Por exemplo, o nosso casamento, foi em Gramado e para Gramado baixa temporada, que foi em Março. Então, isso já foi bacana, muitas pessoas dos nossos convidados não conheciam Gramado então eles vieram, puderam ficar mais tempo e conhecer. O hotel já estava com tarifa de baixa temporada… Então, é importante que a gente também pense no nosso convidado. Porque, claro, a gente faz a festa para nós em primeiro lugar, mas depois para os convidados, sem dúvida.
Além da gastronomia, uma coisa que anima a festa que todo mundo sai com a sensação de sucesso também, é a música. Cada vez mais vejo os bares de drinks como uma atração. É uma tendência que tem crescido e tem que estar bem posicionado, certo?
Karen: Sim. Quando começo a fazer um projeto de decoração para um casamento, o primeiro item falando de festa, não de cerimonia, é a questão do bar. Onde que eu vou colocar o bar? O bar vai ser o principal? O que é que vai ter desse bar? A gente pode fazer um super ultra mega bar, inclusive com dançarinos, com piruetas… O que a gente quiser a gente pode fazer. Dá para colocar um palco pendurado em cima do bar, enfim. São N ideias. Por isso que é tão importante contratar um decorador e não sair fazendo assim. Porque depois pode dar errado.
Você é decoradora, né? Você faz, de repente a parceria com cerimonialistas?
Karen: Exatamente. Trabalhamos com a decoração. E como a questão do orçamento que está sendo trazido aqui, por isso que a gente tá falando de todas as áreas de um casamento. Mas assim, a primeira pessoa que você tem que contratar é o cerimonialista. Que vai fazer tudo, que vai indicar fornecedores, que vai trocar ideias contigo.
Mas, voltando ao orçamento, que as pessoas olhem para o orçamento não com uma coisa chata “ah meu deus, não posso gastar”, mas vamos fazer o melhor com o que a gente tem. Se eu tenho x, então vou fazer melhor com esse x. Vou pesquisar, vou ver fornecedores, enfim, desenvolver coisas legais que possam ficar dentro do meu orçamento. E uma dica, acho que preciosa em termos de orçamento versus decoração é concentre. Por exemplo, eu tenho um orçamento x, que é pequeno para decoração. Não vou sair pipocando e colocando florzinha em tudo que é lugar. Concentra o teu orçamento numa só coisa. Por exemplo, numa mega mesa de doces, numa mega cerimônia ou num mega bar. As outras coisas, claro elas vão estar decoradas, mas não numa mesma proporção. Porque a gente vai ganhar força, as fotos vão ficar maravilhosas. Tu vai ter aquele ponto fotográfico, que é o ponto instagramável da festa, que é de onde mais saem as fotos. Então, é importante tu concentrar o teu orçamento de decoração se ele for pequeno, num único ponto. Que seja o efeito “uau”, que seja o tchan da festa. É uma dica bem boa!
