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Guia para a elaboração de contratos com fornecedores

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Muita gente acha que os contratos com fornecedores são um bicho de sete cabeças, mas hoje vamos desmistificar essa ideia e te ensinar tintim por tintim!

Já falamos aqui no site da IC sobre peculiaridades envolvendo a contratação de empresas de alguns segmentos, mas é hora de ir além e te ensinar pontos obrigatórios, não importa o serviço. Estamos falando de um guia supercompleto para a etapa mais temida por todos os noivos: a (essencial) burocracia dos contratos com fornecedores.

Para facilitar a sua vida, dividimos as dicas de forma cronológica, em 10 tópicos bem simples. Mas caso fique alguma dúvida, vale dizer que sempre estamos à disposição para um bate-papo! Vamos lá?

1. PESQUISE A REPUTAÇÃO DA EMPRESA

O primeiro passo é – e sempre será! – entender o que o mercado tem a te oferecer. Por isso, não se contente com o primeiro orçamento recebido. Peça ao menos três, após uma vasta pesquisa na internet. (Só tome bastante cuidado com sites tendenciosos e sem credibilidade, combinado?) Cotar o serviço com diferentes fornecedores é essencial para ter uma ideia dos preços praticados e observar se alguém cobrou valores muito fora da curva.

Se possível, também agende um bate-papo com queridinhos do seu ranking. Afinal, trocas de e-mails e contato cara a cara (ou via Skype) são duas coisas bem diferentes. E mesmo que esteja apaixonado pelos serviços de alguém, não deixe de consultar sua reputação em sites como o Reclame Aqui. O Procon, órgão de proteção ao consumidor, também pode ajudar nesta etapa – assim como o Serasa, que lista empreendimentos endividados ou à beira da falência.

Ao bater o martelo em relação a cada fornecedor, é hora de formalizar as condições conversadas. Tenha em mente que, até agora, você não tem um contrato em mãos – apenas uma proposta comercial com os highlights do acordo. No contrato, tudo deverá ser descrito nos mínimos detalhes para dar mais segurança às duas partes. Pode ser desgastante repetir esse ritual a cada empresa contratada, mas todo cuidado é pouco para um investimento tão alto – seja financeira ou emocionalmente.

Em 99,9% das vezes ele será enviado pelo próprio fornecedor, mas nada impede que você peça mudanças de texto para deixar os termos mais claros. A etapa de diálogo pré-assinaturas é muito importante e não deve ser realizada com pressa. Se tiver amigos advogados, vale a pena consultá-los. Sua equipe de cerimonial também pode ser de grande ajuda para opiniões e dicas de quem entende deste mercado!

Por fim, mas não menos importante: nunca realize o depósito de entrada sem ter o contrato assinado por ambas as partes, com o devido detalhamento dos dados da empresa (CNPJ, endereço, pessoa de contato e seus documentos, telefone para contato etc.).

2. DEFINA O ESCOPO DO PRODUTO/SERVIÇO PRESTADO

E detalhe cada pedacinho dele! Aqui, está liberado ser prolixo e repetitivo. A ideia é não deixar espaço para dúvidas sobre o que é responsabilidade dos fornecedores e o que deve ser tratado pelos clientes. Um exemplo bem claro, presente na maioria dos contratos com decoradores, é uma cláusula especificando que os noivos devem contratar a iluminação cênica por fora, com uma empresa especializada.

Já no caso de contratos com cerimonialistas, é imprescindível deixar claro se vocês estão pagando pelo cerimonial do dia ou pela assessoria completa. Mas não para por aí! Também se deve detalhar quais serviços isso inclui, já que isso pode variar de localidade para localidade e até de fornecedor para fornecedor.

3. DETALHE A FORMA DE PAGAMENTO

Seja à vista ou 10x, o valor total deve ser mencionado, assim como a(s) data(s) de pagamento e a forma como isso será feito. Via transferência, cartão de crédito ou cheque? No caso de transferência, peça para o fornecedor incluir seus dados bancários no contrato. E, no caso de compra parcelada, detalhe também a data de pagamento de cada parcela.

Dica extra: também vale a pena reforçar, por escrito, que a empresa deverá enviar aos noivos um recibo, sempre que receber deles qualquer montante

4. INCLUA AS POLÍTICAS DE CANCELAMENTO

Chegamos a outro ponto essencial em qualquer contrato: o detalhamento do que irá acontecer caso uma das partes o rescinda. É necessário que existam vários cenários de acordo com o tempo de antecedência para a desistência, quem decidiu cancelar e até o motivo por trás desta ação. Para cada situação deverá haver condições claras de quem paga o quê para quem – e quando!

5. DIMENSIONE POSSÍVEIS GASTOS EXTRAS

Uma cláusula fundamental em qualquer contrato de prestação de serviços diz respeito à quantidade de horas trabalhadas pelo profissional. Que horas ele chega e quando vai embora? O contrato foi formulado para uma quantidade determinada de horas ou pelo pacote do evento? Faça essas perguntas e assegure-se de ter as respostas formalizadas em contrato.

Para fornecedores como fotógrafos, DJs e empresas de bufê, existe a possibilidade de se contratar horas extras, caso necessário. Ainda que a decisão só vá acontecer durante o evento, especifique o valor a ser cobrado e quem se responsabilizará por autorizá-las ou não no grande dia.

6. COMBINE COMO SERÁ A ALIMENTAÇÃO DA EQUIPE

Afinal, as horas de trabalho são longas e é responsabilidade dos clientes prover a alimentação dos funcionários. Os moldes variam: você pode combinar com o seu bufê de fornecer alguns comes e bebes para eles ou pagar um fee a mais para este propósito. A única regra é que esteja tudo bem claro no contrato.

7. CITE QUAIS (E QUANTOS!) SERÃO OS PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Item fundamental para serviços como bufê, decoração, cerimonial, fotografia e filmagem. Afinal, estamos falando de profissionais que não trabalham sozinhos e precisam de suas equipes para entregar um trabalho de qualidade. Portanto, detalhe no contrato quantas pessoas estão envolvidas e quais exatamente são as suas funções. Incluir uma frase sobre a vestimenta do staff também é uma boa pedida para ninguém sair do tom.

8. DÊ UMA ATENÇÃO EXTRA A MULTAS CONTRATUAIS

Se os convidados quebrarem um prato do bufê, o que acontece? E se danificarem uma estrutura da casa de festas ou até mesmo o equipamento do DJ? Essas situações parecem dramáticas (e realmente o são), mas cogitá-las no contrato, atribuindo responsabilidades, evita dores de cabeça no caso de imprevistos.

9. DEFINA A CIRCUNSCRIÇÃO JUDICIÁRIA

Circunscrição judiciária nada mais é do que o local onde eventuais problemas entre o fornecedor e os clientes serão tratados. Isso é essencial especialmente para destination weddings, quando os noivos moram em um local e o fornecedor, em outro

10. RUBRIQUE TODAS AS VIAS E PEÇA A ASSINATURA DE UMA TESTEMUNHA

Geralmente, os contratos pedem a assinatura de duas testemunhas e é de bom tom que uma seja do lado dos contratantes e outra, do lado dos contratados. Assim, as duas partes estão bem representadas no caso de algum problema ou desentendimento.

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Nascida em Minas, criada em Recife e apaixonada pelo Rio. Viajar o mundo é seu sonho, o que torna luas de mel e destination weddings um caso de amor à parte. Escolheu o jornalismo pela inquietante vontade de transformar em palavras histórias que mereçam ser contadas.